5 Fórmulas de Google Sheets que cambiarán tu forma de trabajar

Google Sheets es la herramienta de trabajo más utilizada por las pequeñas empresas en España, y también la más subutilizada. La mayoría de los que la usan cada día solo rascan la superficie. Con estas cinco herramientas, puedes hacer el trabajo de una hora en diez minutos.

Antes de empezar: esto no es un curso de programación

No tienes que saber programar. No tienes que entender de tecnología. Solo tienes que conocer algunas de las "recetas" que ya existen dentro de Google Sheets y que la mayoría de la gente no sabe que están ahí. Piénsalo como aprender a usar el lavavajillas en lugar de fregar a mano: la máquina ya existe, solo hay que saber encenderla.

1. QUERY: el filtro que lo hace todo

Imagina que tienes una lista con cientos de pedidos y quieres ver solo los que están pendientes, ordenados por fecha y agrupados por cliente. Con los filtros normales, eso te llevaría diez minutos cada vez. Con QUERY, lo tienes en un segundo y siempre se actualiza solo.

Es la fórmula que más horas ahorra en cualquier empresa que maneje listas de datos. Una vez que la usas, no puedes creer que hayas vivido sin ella.

2. IMPORTRANGE: conecta tus archivos entre sí

Si tienes datos repartidos en varios archivos de Google Sheets y pierdes tiempo copiando y pegando de uno a otro, esto es para ti. Con IMPORTRANGE, un archivo puede "leer" los datos de otro en tiempo real. Cada vez que alguien actualiza el archivo de ventas, el de contabilidad se actualiza solo.

Muchos de nuestros clientes llevan años haciendo ese copiado manualmente. Cuando ven esta fórmula por primera vez, la reacción es siempre la misma: "¿Y esto existía todo este tiempo?"

3. ARRAYFORMULA: escribe una fórmula, trabaja para siempre

Cada vez que añades una fila nueva a tu hoja, tienes que bajar la fórmula de la fila anterior. O alguien se olvida y esa fila queda sin calcular. Con ARRAYFORMULA, la fórmula se aplica sola a todas las filas, incluidas las que aún no existen. Es un pequeño cambio que elimina un error que ocurre más de lo que parece.

4. Buscar datos entre tablas sin buscarlos tú

¿Tienes una lista de facturas y otra de clientes y necesitas cruzarlas para saber qué factura pertenece a quién? Existe una fórmula para eso. En vez de buscar a mano, el sistema lo hace solo. Si el dato no está, en lugar de mostrar un error rojo que asusta, puedes decirle que ponga "No encontrado" o simplemente que deje la celda vacía.

5. Listas que se actualizan solas

Si necesitas tener una lista de proveedores activos, o de los productos que quedan en stock, o de los clientes de un determinado tipo, existen fórmulas que generan esa lista automáticamente basándose en los datos que tienes. Cuando añades un proveedor nuevo, aparece solo en la lista. Cuando un producto se agota, desaparece.

Esto que parece magia es lo que separa un archivo de Google Sheets normal de uno que trabaja para tu empresa.

Estas cinco herramientas son el punto de partida. En Konte las combinamos con sistemas personalizados para que tu empresa funcione de manera más ordenada, sin necesitar a alguien que "lo sabe todo de ordenadores". Si esto te ha parecido útil, imagina lo que podemos hacer con un sistema hecho exactamente para tu negocio.